Тайм-менеджмент вчимося планувати і все встигати

У робочому середовищі зустрічаються як багатогранні і успішні люди, успішні протягом дня якісно виконати важливі і другорядні справи, не відчуваючи при цьому почуття втоми і залишаючи дорогоцінні хвилини на повноцінний відпочинок або улюблене хобі, так і особи, що топче на одній і тій же сходинці кар'єрних сходів і постійно зривають дедлайн своїм недбалим поводженням.

Друга група людей, як правило, задається питанням, як встигнути виконати купу справ за 24 години ?! Хіба це можливо? Напевно, успішні люди особливі і у них є свій годинник з додатковими розподілами? Зовсім немає! Як показує практика, вміння виконувати стратегічні і поточні завдання в короткі терміни не є вродженою здатністю, швидше за набутою. Ця особливість властива людям, правильно організуючим свій робочий день, застосовуючи «трюки» тайм-менеджменту. Саме тайм-менеджмент, а також самоконтроль і дисципліна робить таких людей особливими і успішними у всіх справах, за які вони беруться.

Що таке тайм-менеджмент?

Тайм-менеджментом називають тактику, спрямовану на раціональне і ефективне планування часу, призначеного для досягнення поставлених цілей, завдань і, відповідно, успіху. Основними завданнями тайм-менеджменту є чіткий контроль виконання запланованих справ в певну одиницю часу, розстановка пріоритетів і правильний витрата власних ресурсів. Тайм-менеджмент буває двох видів - простим і системним. Для новачків оптимальний перший варіант. Він складається з мінімального набору методик, які сприяють просуванню і досягненню глобальних цілей.

Ефективно спланувати свій робочий час можливо лише при виставленні реальної і здійсненним мети, її терміну реалізації та вмінні ділити справи на невідкладні і другорядні. Планування - завдання посильне кожному, тим більше, для цього розроблено безліч інструментів - електронні календарі, щоденники та будильники, придатний той же паперовий блокнот, в який щодня ведуться записи про плановані справах і їх терміни, і виконанні.

Які основні етапи тайм-менеджменту? По-перше, правильна постановка завдань і цілей. По-друге, раціональне планування і виявлення пріоритетів. По-третє, виконання намічених планів в певний період часу. І, нарешті, по-четверте, жорсткий самоконтроль по досягненню планованого. Тайм-менеджмент - це не панацея і не таблетка, завдяки якій можна позбутися від недолугості по відношенню до роботи і свого часу, це кропітка праця, що вимагає зусиль, який згодом віддячить успішністю і підвищенням по кар'єрних сходах.

Як управляти своїм часом?

Як часто у вашому житті трапляється така ситуація: ви в бадьорому настрої і налаштованістю на виконання великої кількості важливих справ, приходьте на роботу, займаєтеся перевіркою пошти і документації, одночасно спілкуючись зі співробітниками на особисті теми, попиваючи ароматну каву і думаючи про особисті проблеми. Ближче до обіду у вас несподівано утворюється ще ряд невідкладних справ, але ви відкладаєте їх і йдете трапезувати. Уже за обідом ви згадуєте про те, що геть-чисто забули підготувати документ, який необхідно здати начальнику до кінця робочого дня.

В результаті вам доводиться засиджуватися на роботі понад норму. Хто винен? Лише ви!

Якби ви спланували свій день заздалегідь, цього б не сталося. Звичайно, в робочій системі трапляються різні ситуації, і від термінових справ, що з'явилися несподівано, не втекти, але в будь-якому випадку план вніс би свою лепту, і ви вирушили додому вчасно.

Отже, з чого ж почати? Багато хто впевнений, що навчитися планувати свій день і все встигати дуже складно, практично неможливо, насправді, з часом все стає звичкою. В першу чергу, необхідно подбати про придбання інструменту-помічника. Як уже згадувалося, цим помічником може стати паперовий блокнот, який завжди буде у вас під рукою, або електронний гаджет з програмою-планувальником (такі, до речі, існують). Другі звуковими сигналами нагадають вам про невідкладні справи, і ви не відступите від поставлених цілей. Планувати необхідно не тільки на кожен день, але і на півроку-рік вперед. Так, семимильними кроками ви досягнете піку і досягнете бажаного.

План наступного дня краще складати з вечора попереднього, це не забере багато часу. В кінці тижня важливо визначитися зі справами майбутньої семиденний період (також у вигляді плану), а в кінці місяця - з завданнями майбутнього місяця.

При складанні плану на майбутній день зробіть мітки, починаючи від найважливіших справ і закінчуючи другорядними. Також запишіть пару завдань на той випадок, якщо залишиться вільний час. Потім розставте пріоритети, проставляючи у кожної мітки значок або букву на свій розсуд.

Наприклад, нагальне завдання позначаєте двома стрілочками, нетермінову - однієї.

Розподіліть завдання за часом, так, складну роботу, що вимагає зосередженості, перенесіть на ту ділянку робочого часу, коли вас не будуть відволікати колеги або телефонні дзвінки. Найкраще таку роботу здійснювати по приходу на роботу, адже в цей момент співробітники ще недостатньо «розгойдалися» і не турбуватимуть вас через дрібниці. Прості завдання, що вимагають допомоги колег, слід перенести на післяобідній час.

Серйозні справи, що лякають вас своїми обсягами та складністю виконання, поділіть на кілька етапів і чергуйте їх з більш легкими, тим самим, ви виконаєте кілька завдань, і одночасно відпочинете від трудомісткої роботи. Намагайтеся не відкладати справи на завтра, навіть якщо вони другорядні. Відведіть достатній час на відпочинок, робочий час не повинен перевищувати 9 годин, причому кожну годину робіть невелику перерву - на 5 хвилин, в цей час випийте чашку кави з скибочкою шоколаду, розімніть руки і шию або просто поговорити з колегами.

Але ліміт, що дорівнює п'яти хвилинах, не перевищуйте. Чи не бийтеся в паніці, якщо щось не встигаєте, що не відміряйте кожну секунду, це просто нереально. Краще заново переглянете свій план, відставивши лише те, що вам дійсно потрібно! Ваш час - тільки в ваших руках, і якщо ви бажаєте досягти поставлених цілей - контролюйте себе і правильно організовуйте свій робочий день.

думка експерта

Ольга Разволгіна, дипломований фахівець в області психологічного консультування, емоційно-когнітивної психотерапії, психодрами і гештальттерапии, працює в психологічному центрі «Квартет»

1. Щоб грамотно поставити мету, треба грамотно її сформулювати. «Не хочу» і «Хочу» - це не цілі, це «хотілки», вони фіксують вас на тому, чого у вас поки немає і не просувають до того, щоб це було. Якщо мета ставиться за зразком - «нехай у мене буде, як у Васі», то можна досягти того, що є у Васі. Але це буде його мета, з усіма її плюсами і мінусами. Звичайно, можна поставити мету, керуючись своїми принципами і особистими критеріями користі. На це піде багато часу, і, якщо ви не досягнете хоча б чогось у своїй меті - ви будете розчаровані. Так зазвичай ставлять цілі перфекціоністи. Вони дуже ефективні люди, але часто втомлені і розчаровані. Добре ставити собі цілі «від досягнутого». «Я це вже зробив, значить, можу і це зробити теж». Питання тільки в тому, чи вистачить сил, мотивації, енергії дійти до кінця мети. І чи є він взагалі? «Хочу краще знати іноземну мову». Де живе це «краще»? Тому мета, яку ви точно мають намір досягти, економічніше всього формулювати так, як ніби ви це вже зробили. Та ще й вирішити, що це досягнення дозволить вам зробити в майбутньому. «26 червня 2016 року я отримав диплом про закінчення курсу навчання, і це дозволяє мені претендувати на підвищення грейда (зарплати, нову посаду) до кінця цього року».

2. Грамотно розпоряджатися своїм часом можна, якщо ставити собі конкретні здійсненні завдання, і не відволікатися під час їх виконання на інші справи. Наприклад, популярна технологія «Помідор» пропонує ділити завдання на ті, що можна виконати за 20 хвилин.

Прийняти душ. З'їсти сніданок. Дістатися до метро. Проїхати 8 зупинок з однією пересадкою. Прочитати в метро 2 уроки з курсу іноземної мови. Дійти до роботи і привести себе в порядок. Подивитись пошту. Випити кави з колегами. Якщо ви спробуєте точно укладатися в відведені 20 хвилин, ви відчуєте, що вам вистачає часу не тільки на роботу, але і на свої справи, розваги та задоволення.

3. Успіхи в короткі терміни досягаються тоді, коли ви точно знаєте, що хочете зробити (грамотно поставили мету), точно знаєте, чим себе за це нагородите - нагорода може бути у вигляді тієї ж чашки кави, або більш значуща - «Я це зробила сьогодні, і це дозволяє мені піти не додому, а в салон краси », щось собі купити, з'їсти, подивитися на приємне, послухати улюблену музику, нарешті, не через навушник телефону, а в клубі або концертному залі.

4. Таким чином, навіть виконуючи свої «20 хвилин сумній роботи», ви будете отримувати задоволення, смакуючи свою власну «нагороду».

5. Втома найчастіше викликається постійним невдоволенням собою - «нічого не виходить», «нічого не встигаю». Коли ви спробуєте встигати, робити здійсненні справи у відведений термін і нагороджувати себе не через півроку, а прямо відразу, в той же день, ви відчуєте і зниження втоми. Хоча, звичайно, городянину навесні допомагає і курс вітамінів!